Podróże krajowe, zagraniczne, przyjmowanie Gości na UW

Diety

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.  2013 nr 0 poz. 167)

Stawki: Dz.U. 2022 poz. 2302 Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Diety – stawki na podróże krajowe

• Dieta – 45 zł ,
• Noclegi – zwrot przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 20 x 45 zł diety = 900 zł., § 8. 1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
  2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
  3.  Pracownikowi,  któremu  nie  zapewniono  bezpłatnego  noclegu  i  który  nie  przedłożył  rachunku,  o  którym  mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
• Ryczałt za dojazdy – wysokość ryczałtu wynosi 20% diety, czyli 9 zł. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

• Kalkulator diet krajowych
• FORMULARZ DELEGACJI KRAJOWEJ
• OŚWIADCZENIE DO DELEGACJI KRAJOWEJ w sprawie wyżywienia

***************
Przepisy – wyciąg:

• 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
  a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
  1)  śniadanie – 15% diety;
  2)  obiad – 30% diety;
  3)  kolację – 30% diety;
  4)  inne wydatki – 25% diety.

Kupno biletów lotniczych

• Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
  • zlecenie zakupu biletu

Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego zlecenia zakupu. W związku z wejściem w życie KseF, w zleceniach należy podawać identyfikator jednostki zależnej (IDWew) i adres e-mail jednostki, która dokonuje danego zakupu (zgodnie z Komunikatem Kwestora nr 5/2025). Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej i kwestora/z-cę kwestora/pełnomocnika kwestora/osobę upoważnioną nie będą realizowane.

Zlecenie zakupu <formularz>

Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko na podstawie ww. zlecenia, zawierającego IDWew i adres e-mail jednostki. W przypadku braku IDWew/adresu e-mail należy skontaktować się z sekcją finansową/działem finansowym/pełnomocnikiem kwestora jednostki zatwierdzającej zakup.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy z Konsorcjum Travelbank eTravel należy kierować do koordynatora umowy: Ireneusz Grejcz, zastępca kierownika BWZ,
e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008

Źródło: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/zakup-biletow-na-podroze-sluzbowe/

Diety – stawki na podróże zagraniczne 

Pracownicy mogą wystąpić o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych i dydaktycznych. Druk podania dostępny jest na stronie internetowej Biura Spraw Pracowniczych.

• Kalkulator diet zagranicznych
• Formularz na diety zagraniczne:
• WNIOSEK WYJAZDOWY
  Wniosek wyjazdowy jest niezbędny celem realizacji płatności faktury za bilety lub uzyskania zwrotu kosztów w przypadku samodzielnego zakupu biletu

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

• Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
• Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty należy przesyłać do Kwestury UW – Sekcja Obrotu Zagranicznego (rozliczenia@adm.uw.edu.pl) niezwłocznie po powrocie.

Do ww. rachunku należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 16..[…] 2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

KOMUNIKAT KWESTURY UW – >> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia.

Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl

• Aktualne informacje o wymaganiach wizowych do poszczególnych państw można znaleźć na stronie www.polakzagranica.msz.gov.pl/
• INFORMACJE KONSULARNE 
• POLSKIE PLACÓWKI DYPLOMATYCZNE I KONSULARNE ZA GRANICĄ

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

UBEZPIECZENIE

Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

• Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

• Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne/

Wizowanie paszportów

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Wizy:

• adres e-mail: wizy@travelbank.com.pl
• kontakt telefoniczny: +48 22 492 77 88

Zgodnie z § 6 ust. 4 ww. umowy opłata transakcyjna za jedną usługę wizowania paszportu (bez ceny wizy) wynosi 65,00 PLN brutto, w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę. W przypadku zakupu bilet wraz z wizą wykonawca nie naliczy ww. opłaty za usługę wizowania, obciąży zamawiającego ceną/kosztami wizy.

Więcej na stronie: https://bwz.uw.edu.pl/strona-glowna/podroze-sluzbowe/podroze-zagraniczne/

UBEZPIECZENIE

Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

• Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

• Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne/

Podróże samochodem

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.

• Skierowanie na dodatkowe badania lekarskie pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne dla celów służbowych [docx]
  Źródło: http://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp/druki-i-formularze/ sekcja INNE, pkt 2)
• Kilometrówka – kalkulator kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych
• Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe/

Finansowanie wyjazdów osób niezatrudnionych na UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

• Wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami WO UW.  (BWZ – http://bwz.uw.edu.pl/formularze/)

Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Źródło:

• http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne
• https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/pisma-i-wytyczne
• https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/zarzadzenia
• http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Przyjmowanie gości zagranicznych na UW

• ZARZĄDZENIE NR 32 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO 
  z dnia 5 marca 2025 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu 

Wprowadza się system internetowej rejestracji gości zagranicznych, zwany dalej „systemem IRGZ”, dostępny pod adresem visitors.uw.edu.pl.
2. Kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za obsługę gości zagranicznych w systemie IRGZ, zwaną dalej „Koordynatorem systemu IRGZ w jednostce”.
3. Rejestracja gości zagranicznych jest obowiązkowa. Za dopełnienie obowiązku rejestracji gościa zagranicznego odpowiada jednostka przyjmująca.
4. Rejestracja i potwierdzenie pobytu gościa zagranicznego w systemie IRGZ następują przed przyjazdem gościa na Uniwersytet.

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego

Formularz wypełnia osoba zapraszająca lub opiekun gościa. Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego stanowi załącznik do zarządzenia nr 11 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu (M.2019.27.Zarz.11).

Regulamin [pdf] obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
2. porozumień międzyrządowych;
3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

• Diety, przejazdy, zakwaterowanie – formularz zgłoszenia
• Pokwitowanie odbioru diet [doc]
  +
  Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Wzór oświadczenia [.doc]